Neprístupný dokument, nutné prihlásenie
Input:

Zahraniční pracovní cesty

12.2.2019, , Zdroj: Verlag Dashöfer

5.3.5 Zahraniční pracovní cesty

Ing. Karel Janoušek

Informácie platné podľa legislatívy v ČR!

Zahraniční pracovní cestou je podle § 154 zákona č. 262/2006 Sb.cesta konaná mimo území České republiky. Samozřejmě, že nejde o ledajakou cestu, ale o cestu ve smyslu § 42 ZP (zákoníku práce), tj. o časově omezené vyslání zaměstnance zaměstnavatelem k výkonu práce mimo sjednané místo výkonu práce, tentokrát do zahraničí.

Zásady

Protože zpravidla každá zahraniční pracovní cesta má tuzemskou i zahraniční část, má zejména pro účely stanovení výše stravného zásadní význam to, že náhrady týkající se tuzemské části a zahraniční části této pracovní cesty se zjišťují vždy samostatně, a to podle pravidel platných pro příslušnou část cesty. Výjimky jsou uvedeny dále. Jde však o jednu pracovní cestu, a zaměstnanec tedy předkládá zaměstnavateli jedno vyúčtování náhrad příslušných výdajů.

Při poskytování cestovních náhrad při zahraniční části pracovní cesty se postupuje podle obdobných zásad jako v případě tuzemských pracovních cest. I při zahraniční pracovní cestě se zjišťuje výše cestovních náhrad za každou pracovní cestu samostatně, neboť u každé zahraniční pracovní cesty se pro přepočet výše náhrad z jedné měny na měnu jinou použije v etapě vyúčtování prakticky vždy jiný kurz. Výjimkou z této zásady je stanovení výše zahraničního stravného.

Pro účely tuzemské části pracovní cesty se doby před výjezdem z ČR a po návratu do ČR v tomtéž kalendářním dni sčítají. Na rozdíl od zahraničního stravného se však tuzemské stravné stanoví za každou pracovní cestu samostatně. Od 1. 1. 2012 se pro účely tuzemského stravného při zahraniční pracovní cestě nepoužije ustanovení § 163 odst. 4 zákoníku práce, tzn., že tuzemské stravné se za tuzemskou část zahraniční pracovní cesty stanoví vždy za každý kalendářní den samostatně, a to i při dvoudenní zahraniční pracovní cestě.

Přechod hranic

Pro vznik nároku na náhrady vypočítávané v cizí měně je rozhodující doba přechodu státní hranice ČR a při letecké přepravě doba odletu z ČR a příletu letadla do ČR. Dobu přechodu státní hranice je podle § 154 ZP povinen zaměstnanec oznámit zaměstnavateli při vyúčtování cestovních náhrad. Zaměstnancem uvedenou dobu překročení hranice zaměstnavatel porovná, podle druhu použitého dopravního prostředku, s údaji v jízdním řádu, knize jízd apod. V každém případě je však povinností zaměstnance při vyúčtování pracovní cesty uvést skutečný čas překročení hranice, neboť jinak nelze určit správnou výši tuzemského a zahraničního stravného.

Z ustanovení zákoníku práce, která upravují výpočet výše zahraničního stravného, je zřejmé, že při pracovních cestách, kdy zaměstnanec bude na pracovní cestě v průběhu kalendářního dne ve více než jednom cizím státě, je nutno zjistit také okamžik přechodu hranic mezi ostatními státy. V zákoníku práce však není uvedeno, jak se přitom postupuje. Nebylo by však logické, aby byl použit jiný způsob než při stanovení doby přechodu hranic ČR.

Zákoník práce také neřeší, jak se posuzuje okamžik přechodu hranic při použití lodě (trajektu) jako dopravního prostředku. Prakticky je nemožné zjistit okamžik přeplutí státní hranice lodí na moři. Pro praktické řešení takovéto situace je vhodné postupovat obdobně jako v případě použití letadel, tj. za rozhodnou dobu přechodu hranice považovat čas vyplutí lodě z přístavu (např. uvedený v lodním řádu). Pokud tedy zaměstnanec použije jako dopravní prostředek např. pro cestu z Německa do Dánska trajekt Rostock - Gedser, který vyplouvá v 11.35 hod., je zaměstnanec pro účely zahraničního stravného od tohoto okamžiku v Dánsku.

Obdobně tomu bude tak např. při použití podmořského tunelu mezi Francií a Velkou Británií. Také v tomto případě je vhodné postupovat tak, že od vjezdu do tunelu ve Francii je zaměstnanec ve Velké Británii a naopak.

V případě, kdy je v sousedních státech jiné časové pásmo (např. mezi Španělskem a Portugalskem nebo mezi Francií a Velkou Británií), je vždy rozhodují čas státu, odkud zaměstnanec vyjíždí. I při cestě po státě, ve kterém je několik časových pásem (např. Austrálie, Kanada, Rusko, USA) je vždy rozhodující místní čas. Také při použití letadla je absolutní doba letu (ve směru nebo proti směru otáčení zeměkoule) nepodstatná, opět je rozhodující příslušný místní čas.

Jízdní výdaje

Náhrada jízdních výdajů za použití dopravního prostředku veřejné hromadné dopravy nebo taxislužby se do vyúčtování zahraniční pracovní cesty zahrnuje ve výši prokázané dokladem.

Pokud zaměstnanec na žádost zaměstnavatele použije např. své soukromé vozidlo, přísluší mu základní náhrada a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Tyto dílčí části náhrady jízdních výdajů se stanoví stejným postupem jako u tuzemské pracovní cesty. Základní náhrada se stanoví podle počtu ujetých kilometrů a sazby základní náhrady platné pro příslušný druh silničního motorového vozidla. Náhrada za spotřebované PHM se stanoví v cizí měně za všechny kilometry ujeté v zahraničí. Přitom se použije cena PHM z dokladu o jejím nákupu v zahraničí. Nemá-li zaměstnanec z vážných důvodů doklad o nákupu PHM v zahraničí, může zaměstnavatel použít cenu PHM uvedenou zaměstnancem v prohlášení o skutečně vynaložené ceně pohonné hmoty, ve kterém také uvede vážné důvody, pro které doklad o ceně nakoupené PHM nedoložil. Pokud zaměstnavatel uzná důvody uvedené zaměstnancem za vážné, může zaměstnancem uvedenou cenu pro výpočet výše náhrady za spotřebované PHM použít. Jinak stanoví tuto náhradu podle ceny PHM, která byla použita pro stanovení náhrady za spotřebované PHM pro tuzemskou část pracovní cesty.

Protože vyslání zaměstnance na dlouhodobou zahraniční pracovní cestu je zásahem do osobního života zaměstnance a jeho rodiny, měl by zaměstnavatel hradit zaměstnanci jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny a zpět. Pokud při zahraniční pracovní cestě trvající déle než 1 měsíc byla návštěva rodiny sjednána nebo určena před nástupem zaměstnance na zahraniční pracovní cestu, přísluší zaměstnanci náhrada jízdních výdajů.

O jízdních výdajích při přerušení pracovní cesty viz kapitolu Přerušení pracovní cesty.

Zahraniční stravné

Pro určení výše stravného při zahraniční pracovní cestě v cizí měně je rozhodující doba trvání pracovní cesty v zahraničí.

Výše zahraničního stravného

Zahraniční stravné se stanoví podle doby trvání zahraniční části pracovní cesty v kalendářním dni, s výjimkou více zahraničních částí více pracovních cest konaných v jednom dni. V tom případě se, podle § 170 odst. 4 zákoníku práce, doby trvající 1 hod. a více sčítají a doby, za které zahraniční stravné nepřísluší (viz níže), se pro účely tuzemského stravného přičítají k tuzemským částem příslušné pracovní cesty.

Zahraniční stravné se stanoví za každý kalendářní den samostatně, je-li však v jednom kalendářním dni uskutečněno více zahraničních pracovních cest, stanoví se zahraniční stravné, podle § 170 odst. 4 zákoníku práce, za tento kalendářní den ze součtu dob zahraničních částí všech cest, s výjimkou dob kratších než 1 hodina.

Konkrétní výše zahraničního stravného, které zaměstnanci přísluší, se určí postupem uvedeným v § 170 odst. 3, tj. postupem uvedeným v tabulce:

Kalendářní den  
Tuzemské stravné  Počet hodin v zahraničí  Zahraniční stravné  
Za cestu na území ČR
vzniklo právo na stravné
(tuzemská část ZPC, jiná ZPC
nebo jiná tuzemská PC
trvala 5 a více hod.)   
až 5 hod.
více než 5 hod.   
nepřísluší, doba trvání
příslušné cesty v zahraničí
se připočte k tuzemské části
této pracovní cesty
1/3 základní sazby   
Za cestu na území ČR
nevzniklo právo
na stravné (tuzemská část
ZPC, jiná ZPC nebo jiná
tuzemská PC trvala méně
než 5 hod.)   
méně než 1 hod.
1 až 12 hod.
více než 12 hod. až 18 hod.
více než 18 hod.   
nepřísluší, doba trvání
příslušné cesty v zahraničí se
připočte k tuzemské části této
pracovní cesty
1/3 základní sazby
2/3 základní sazby
plná základní sazba   

Pozn.: PC … tuzemská pracovní cesta, ZPC … zahraniční pracovní cesta.

Ze  znění ustanovení § 170 odst. 3 zákoníku práce je zřejmé, že na výši zahraničního stravného podstatný má vliv zejména to, zda zaměstnanci při jednodenní zahraniční pracovní cestě nebo v prvním a posledním kalendářním dni zahraniční pracovní cesty vzniklo právo na tuzemské stravné v rámci dané zahraniční pracovní cesty, jiné zahraniční pracovní cesty konané týž kalendářní den nebo jiné tuzemské pracovní cesty. Připomenout je potřeba to, že právo na tuzemské stravné zaměstnanci vzniká, pokud tuzemská pracovní cesta nebo tuzemská část zahraniční pracovní cesty trvala alespoň 5 hodin.

Je tedy zřejmé, že pochopitelnou snahou zaměstnance bude, aby tuzemská část pracovní cesty trvala vždy méně než 5 hodin. To se podaří zpravidla vždy zaměstnanci, který má pravidelné pracoviště v Praze, ale nepodaří se to asi nikdy zaměstnanci, který má pravidelné pracoviště např. v Ostravě při cestě do Německa, nebo zaměstnanci, který má pravidelné pracoviště např. v Liberci při jeho cestě na Slovensko apod.

Výše zahraničního stravného pro konkrétní kalendářní den se určí podle ustanovení § 170 odst. 2 zákoníku práce vždy ze základní sazby stanovené pro ten stát, ve kterém zaměstnanec stráví v tomto kalendářním dni nejvíce času. To znamená, že významnou roli má okamžik přechodu hranic, a to nejen hranice ČR, ale také hranic mezi příslušnými státy. Takto vypočtené stravné se nezaokrouhluje.

Základní sazby stravného

Základní sazby stravného v cizí měně stanoví pro příslušné státy každoročně vyhláškou Ministerstvo financí. Základní sazby uvedené ve vyhlášce MF platné pro příslušný rok jsou pro zaměstnavatele ve státní a příspěvkové sféře závazné, statutárním orgánům příspěvkových organizací a jejich zástupcům však lze určit stravné do výše, která přesahuje základní sazbu až o 15 %.

V podnikatelské sféře lze základní sazbu uvedenou v platné vyhlášce MF snížit až o 25 %, příp. ji zvýšit, přičemž pro zvýšení této sazby není stanovena horní hranice. Zahraniční stravné poskytnuté zaměstnanci podle sazby vyšší než uvedené v prováděcí vyhlášce však je podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP u zaměstnance příjmem, který je předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti a součástí vyměřovacího základu pro pojistné na veřejné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti.

Jestliže zaměstnavatel zvyšuje (resp. snižuje) základní sazbu, musí ji zaokrouhlit na celé jednotky příslušné cizí měny.


Dotaz:

Zaměstnanec byl vyslán na jednodenní pracovní cestu na Slovensko. Na území ČR strávil při cestě tam a zpět dohromady 5,5 hod. a na území SR 5 hod. Má tento zaměstnanec nárok na obojí stravné? Na jaké stravné by měl zaměstnanec nárok, pokud by byl v SR tento den déle než 12 hodin?

Zpravidla každá pracovní cesta do zahraničí má tuzemskou i zahraniční část. Podle ustanovení § 166 odst. 1 ZP přísluší při zahraniční pracovní cestě zaměstnanci nejen zahraniční stravné, ale také stravné za dobu trvání pracovní cesty v ČR, a to tak, jak je uvedeno v § 163 a 170 ZP.

Zaměstnanci tedy v uvedeném případě přísluší za dobu trvání pracovní cesty na území ČR v kalendářním dni stravné ve výši uvedené ve vnitřním předpisu zaměstnavatele pro dobu trvání 5 až 12 hod., nejméně však ve výši stanovené v § 163 odst. 1 ZP upravené pro příslušný rok prováděcí vyhláškou MPSV. Vzhledem k tomu, že v uvedeném případě nestrávil zaměstnanec v zahraničí dobu delší než 5 hodin, zahraniční stravné mu podle ustanovení § 170 odst. 3 ZP nepřísluší a tato doba, tj. v uvedeném případě 5 hodin, se podle § 170 odst. 4 ZP připočte k době tuzemské části pracovní cesty.

Pokud by doba strávená v zahraničí trvala v kalendářním dni déle než 5 hod., příslušelo by zaměstnanci kromě tuzemského stravného (za 5,5 hodiny) také zahraniční stravné ve výši1/3 základní sazby platné pro Slovensko.


Dotaz:

Zaměstnanec odjel v 6.00 hod. na několikadenní zahraniční pracovní cestu do Rakouska, přičemž hranice ČR překročil v 10.45 hod. Jaké stravné a zahraniční stravné mu za tento první kalendářní den zahraniční pracovní cesty přísluší, když tento den nebyl na jiné pracovní cestě?

Nejdříve je nutno zjistit, zda zaměstnanci vzniklo právo na tuzemské stravné. Za tuzemskou část této zahraniční pracovní cesty trvající 4 hod. 45 min. zaměstnanci právo na stravné nevzniklo. Protože zaměstnanci nevzniklo v tomto kalendářním dni právo na tuzemské stravné a doba strávená v zahraničí byla tento den 13 hod. 15 min. (od 10.45 do 24.00 hod.), přísluší zaměstnanci zahraniční stravné ve výši 2/3 základní sazby platné pro Rakousko, tj. 2/3 ze 45 eur = 30 eur.


Dotaz:

Zaměstnanec byl na tuzemské pracovní cestě od 7.00 do 12.10 hod. V 18.00 hod. odjel na zahraniční pracovní cestu do Rakouska a hranice ČR překročil ve 20.30 hod. Jaké stravné a zahraniční stravné zaměstnanci za tento kalendářní den přísluší?

Za uvedenou tuzemskou pracovní cestu zaměstnanci přísluší stravné podle vnitřní směrnice, např. 90 Kč.

Protože zaměstnanci vzniklo v tomto kalendářním dni právo na stravné za uvedenou tuzemskou pracovní cestu a doba strávená v zahraničí nebyla tento den delší než 5 hodin, zahraniční stravné zaměstnanci nepřísluší. Tato doba (3 hod. 30 min.) se však připočítává k tuzemské části dané zahraniční pracovní cesty (2 hod. 30 min.) a zaměstnanci za součet těchto dob (tj. 6 hod.) přísluší tuzemské stravné, což v uvedeném případě je podle vnitřní směrnice např. 90 Kč.


Dotaz:

Zaměstnanec vykonal v kalendářním dni 2 zahraniční pracovní cesty. Při první cestě překročil hranice ČR za 2 hodiny od nástupu na pracovní cestu, v zahraničí byl 3 hodiny a při cestě zpět mu od překročení hranic trvala cesta na pravidelné pracoviště opět 2 hodiny. Při druhé zahraniční pracovní cestě tento den mu cesta na hranice trvala 3 hodiny, v zahraničí byl 2 hodiny a cesta z hranic zpět mu trvala 2 hodiny. Jaké stravné a zahraniční stravné mu přísluší?

Při první cestě trvala tuzemská část pracovní cesty 2 + 2 = 4 hodiny, za což právo na stravné nevzniká, při druhé pracovní cestě 2 + 3 = 5 hodin právo na stravné zaměstnanci vzniklo. V zahraničí strávil zaměstnanec tento den celkem 5 hodin, což není déle než 5 hodin, a právo na zahraniční stravné mu tak podle § 170 odst. 3 zákoníku práce nevzniklo. Protože zaměstnanci nevzniklo právo na zahraniční stravné, připočítává se podle § 170 odst. 4 ZP doba, za kterou mu právo na zahraniční stravné nevzniklo, k době rozhodné pro stanovení výše tuzemského stravného, a toto stravné tak bude zaměstnanci příslušet u první zahraniční pracovní cesty za 4 + 3 = 7 hodin a u druhé zahraniční pracovní cesty za 5 + 2 = 7 hodin.

Snížení zahraničního stravného

Pokud bylo zaměstnanci poskytnuto bezplatně (bez jeho finančního přispění) během zahraniční části pracovní cesty jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře, přísluší zaměstnanci v podnikatelské sféře zahraniční stravné snížené, a to za každé jídlo:

  • až o 70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby,

  • až o 35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši 2/3 základní sazby,

  • až o 25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby.

Jestliže zaměstnavatel nejpozději před vysláním zaměstnance na pracovní cestu nesjedná nebo neurčí snížení zahraničního stravného o nižší než uvedenou maximální hodnotu, přísluší zaměstnanci zahraniční stravné snížené o uvedenou příslušnou nejvyšší hodnotu, tj. o 70 %, 35 %, příp. 25 % za jedno jídlo.

Zaměstnanci zaměstnavatele v příspěvkové sféře přísluší, na rozdíl od zaměstnance zaměstnavatele v podnikatelské sféře, za každé bezplatně poskytnuté jídlo zahraniční stravné snížené vždy:

  • o 70 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši 1/3 základní sazby,

  • o 35 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši 2/3 základní sazby,

  • o 25 % zahraničního stravného, jde-li o zahraniční stravné ve výši základní sazby.

Současně zákoník práce v § 179 odst. 4 stanoví, že zahraniční stravné zaměstnanci zaměstnavatele v příspěvkové sféře nepřísluší, byla-li mu během zahraniční pracovní cesty, která trvá

  1. 5 až 12 hodin, poskytnuta 2 bezplatná jídla,
  2. 12 až 18 hodin, poskytnuta 3 bezplatná jídla.

Tento postup stanovený zákoníkem práce pro zaměstnance zaměstnavatele v příspěvkové sféře má značný význam i pro zaměstnance v podnikatelské sféře, neboť pokud zaměstnavatel v podnikatelské sféře poskytne zaměstnanci zahraniční stravné vyšší, než přísluší zaměstnanci v příspěvkové sféře, je rozdíl předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti a součástí vyměřovacího základu pro pojistné na veřejné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pro pojistné na sociální pojištění a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti.

Kromě toho, pokud zaměstnanci přísluší zahraniční stravné snížené a zaměstnavatel poskytne zaměstnanci zahraniční stravné nesnížené, není příslušná částka daňově uznatelným nákladem zaměstnavatele.

Pokud je zaměstnanci na zahraniční pracovní cestě bezplatně poskytnuto v kalendářním dni jídlo charakteru snídaně, oběda či večeře v tuzemsku i v zahraničí, pak se krátí samostatně stravné tuzemské a samostatně zahraniční stravné, a to podle počtu bezplatně poskytnutých jídel v tuzemsku či zahraničí.

Kapesné

Podle ustanovení § 180 zákoníku práce může zaměstnavatel v příspěvkové sféře poskytovat zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě také kapesné, a to až do výše 40 % zahraničního stravného stanoveného podle doby strávené v kalendářním dni v zahraničí stravného bez vlivu jeho snížení za bezplatně poskytnuté jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře.

Zaměstnavatel v podnikatelské sféře může poskytnout zaměstnanci kapesné v neomezené výši. Pokud však bude toto kapesné vyšší, než může poskytnout zaměstnanci zaměstnavatel v příspěvkové sféře, je rozdíl podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP u zaměstnance příjmem, který je předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti a součástí vyměřovacího základu pro pojistné na veřejné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti.

Pokud chce zaměstnavatel kapesné zaměstnanci poskytnout, musí příslušné procento kapesného stanovit ve vnitřní směrnici nebo prokazatelně před pracovní cestou. Zaměstnavatel přitom může postupovat, nebude-li porušen zákaz diskriminace, u každého zaměstnance, každé pracovní cesty a každého státu jinak.

Způsob použití kapesného nemůže zaměstnavatel zaměstnanci nařídit, protože je určeno pro soukromou potřebu zaměstnance. Jeho čerpání zaměstnanec také žádným způsobem zaměstnavateli neprokazuje.


Dotaz:

Zaměstnanec uskutečnil zahraniční pracovní cestu do Rakouska, kde první kalendářní den strávil celkem 10 hodin (hranice s Rakouskem překročil ve 14.00 hod.). Zaměstnanci byla bezplatně poskytnuta večeře. Zaměstnavatel snížení zahraničního stravného nestanovil, kapesné poskytuje zaměstnancům ve výši 40 % zahraničního stravného. Jaké kapesné bude zaměstnanci za tuto cestu poskytnuto?

Ať zaměstnanci v tomto případě vzniklo, nebo nevzniklo právo na tuzemské stravné, činí zahraniční stravné za 10 hodin strávených v zahraničí (Rakousko) 1/3 ze 45 EUR = 15,00 EUR.

Za jedno bezplatně poskytnuté jídlo se snižuje zahraniční stravné stanovené ve výši 1/3 základní sazby o 70 %, a činí tak po snížení (1– 0,70) x 15,00 = 4,50 EUR.

Kapesné se stanoví ze zahraničního stravného bez vlivu bezplatně poskytnutého jídla a v uvedeném případě tak činí 40 % z 15 EUR, tj. 6 EUR.

Poskytnutí zálohy na zahraniční pracovní cestu

Stejně jako u tuzemské pracovní cesty je zaměstnavatel povinen zaměstnanci vyslanému na zahraniční pracovní cestu poskytnout zálohu až do předpokládané výše cestovních náhrad, pokud se s ním nedohodne, že záloha poskytnuta nebude. Případné neposkytování záloh na pracovní cesty nelze stanovit ve vnitřním předpisu ani sjednat v kolektivní smlouvě, protože vždy jde o individuální dohodu mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem. Tato dohoda však nemusí být písemná.

Záloha může být zaměstnanci poskytnuta zapůjčením platební karty, cestovním šekem anebo v hotovosti v dohodnuté měně. Je-li záloha poskytována v hotovosti, měla by být v zásadě poskytnuta v měně státu, kam byl pracovník na pracovní cestu vyslán, nikoliv v měně, ve které se vypočítává stravné. Jestliže je zaměstnanec vyslán na pracovní cestu např. do Polska, pro které je vyhláškou Ministerstva financí stanovena sazba zahraničního stravného v eurech, neznamená to, že zaměstnanci musí být poskytnuta záloha v eurech, právě naopak by měla být poskytnuta ve zlotých (na ubytování, jízdní výdaje, nutné vedlejší výdaje apod.). Zaměstnavatel se však může se zaměstnancem dohodnout na poskytnutí zálohy prakticky v kterékoliv jiné měně (tedy i v Kč), která je ve státě, kam byl zaměstnanec na pracovní cestu vyslán, volně směnitelná. Jinak by záloha v podstatě neměla žádný smysl. Poskytnutí platební karty zaměstnanci je v řadě případů velmi výhodné pro zaměstnance i pro zaměstnavatele, protože zaměstnanec má neustále k dispozici potřebné prostředky a zaměstnavatel má i při dlouhodobé pracovní cestě pravidelný přehled o konkrétních výdajích zaměstnance, včetně dokladu, ze kterého je zřejmý příslušný směnný kurz.

Poskytnutí zálohy zaměstnanci v cizí měně je nutno provést prostřednictvím pokladny s cizí měnou (tzv. valutová pokladna), kterou účetní jednotka pro tyto účely musí mít v souladu s účetními předpisy zřízenu a správně vedenu.

Při poskytování zálohy nejde o zálohu jen na stravné či kapesné, jak se někteří zaměstnavatelé domnívají, ale o zálohu na všechny druhy cestovních náhrad. Cestovními náhradami jsou náhrada jízdních výdajů, výdajů za ubytování, nutných vedlejších výdajů, zahraniční stravné a kapesné. Zaměstnanec však na pracovní cestě v zahraničí bude často hradit i jiné než uvedené výdaje (tj. jiné výdaje, než za které jsou mu poskytovány cestovní náhrady), např. nákup PHM do služebního vozidla, nákup materiálu, zboží, dále bude hradit služby, jako je mytí či oprava vozidla, apod. Tyto výdaje však nejsou cestovními náhradami, protože mají zcela jiný charakter. Neměly by tedy být vyúčtovávány společně s cestovními náhradami a ani by o nich nemělo být účtováno na účtu cestovních náhrad. Na tyto výdaje by měl zaměstnavatel poskytnout zaměstnanci také zálohu, ale vzhledem k jejímu odlišnému charakteru samostatně, jiným výdajovým pokladním dokladem, nebo alespoň účetně ošetřeným zaúčtováním na samostatný analytický účet. Způsob jejího vyúčtování totiž není zpravidla shodný s postupy platnými pro vyúčtování cestovních náhrad. Protože v praxi se však často takto nepostupuje a záloha je i v uvedených případech zaměstnanci poskytnuta pouze jedna (jedním dokladem), bez rozlišení, jaká částka je poskytnuta jako záloha na cestovní náhrady a jaká na ostatní výdaje, je vhodné vypořádat se zaměstnancem nejdříve výdaje, které vynaložil na tyto platby, a až zůstatek zálohy považovat za zálohu na cestovní náhrady.

Vyúčtování cestovních náhrad

Lhůty

Podle § 183 odst. 3 ZP je zaměstnanec povinen do deseti pracovních dnů po ukončení pracovní cesty, nedohodne-li se zaměstnavatelem jinou lhůtu, předložit zaměstnavateli všechny doklady nezbytné k provedení vyúčtování cestovních náhrad a vrátit nevyúčtovanou zálohu. Jako součást vyúčtování musí zaměstnanec uvést také časový průběh pracovní cesty a u zahraniční pracovní cesty také dobu překročení státních hranic příslušných států. Nejvhodnějším způsobem je opět vyplnění tiskopisu, který obsahuje místo pro uvedení příslušných údajů a všech druhů náhrad. Je však vnitřní záležitostí zaměstnavatele, zda (příp. jaký) tiskopis k tomuto účelu používá.

Je zejména v zájmu zaměstnavatele, aby zaměstnanec svým podpisem potvrdil správnost uvedených údajů, zejména údajů o časovém průběhu pracovní cesty a o tom, zda mu byla či nebyla poskytnuta bezplatně strava (který den a která jídla - snídaně, oběd, večeře).

Po předložení všech dokladů zaměstnancem je podle § 183 odst. 5 zákoníku práce zaměstnavatel povinen do deseti pracovních dnů, nedohodne-li se zaměstnancem jinou lhůtu, uspokojit nároky zaměstnance týkající se příslušné pracovní cesty (rozdíl proti poskytnuté záloze).

Veškeré doklady týkající se cestovních náhrad musí zaměstnavatel uschovat pro případnou kontrolu, nejlépe opět jako přílohu příslušného tiskopisu.

Uvedené desetidenní lhůty stanovené ustanovením § 183 odst. 3 a 5 zákoníku práce pro předložení dokladů, vyúčtování a vypořádání cestovních náhrad jsou lhůty, které lze dohodou změnit. Opět však jde o individuální dohodu mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem a tuto dohodu nelze nahradit nařízením ve vnitřním předpisu zaměstnavatele. Nedodržení uvedených lhůt neznamená zánik nároku zaměstnance na náhradu cestovních výdajů.

Žádným zákonným předpisem není stanovena povinnost zaměstnance přiložit k vyúčtování písemnou zprávu z pracovní cesty. Je plně v kompetenci zaměstnavatele určit, v kterých případech, příp. i jakou formou, vypracovanou zprávu vyžaduje.

Zjištění výše přeplatku a doplatku

Při vyúčtování zahraniční pracovní cesty má významnou úlohu záloha poskytnutá zaměstnanci na cestovní náhrady. Tato záloha se vyúčtovává (nezaměňovat s vypořádáváním) v měně, ve které byla zaměstnanci poskytnuta. Postup při vyúčtování zálohy je však závislý také na tom, zda skutečný nárok zaměstnance na cestovní náhrady týkající se zahraniční části pracovní cesty je vyšší nebo nižší než poskytnutá výše zálohy (tzn. má-li zaměstnanec „doplatek” nebo „přeplatek”):

  • v případě, kdy zaměstnanci byla poskytnuta záloha vyšší, než je jeho nárok na cestovní náhrady, vrací zaměstnanec zaměstnavateli příslušnou částku (přeplatek):

    • v měně, ve které mu byla poskytnuta záloha,

    • v měně, na kterou poskytnutou měnu v zahraničí směnil,

    • v české měně,

    • v jakékoli kombinaci uvedených měn;

  • v případě, že byla zaměstnanci poskytnuta nižší záloha, než je skutečná výše cestovních náhrad, proplácí se doplatek zaměstnanci v české měně, příp. v jiné dohodnuté měně.

Vyžadovat na zaměstnanci vrácení přeplatku v měně, ve které mu byla poskytnuta záloha na zahraniční pracovní cestu, když veškerou zálohu směnil na měnu státu, do kterého byl zaměstnavatelem na pracovní cestu vyslán, je krajně nevhodné. Aby takovému požadavku zaměstnavatele zaměstnanec vyhověl, musel by tuto měnu směnit v tuzemské bance či směnárně na měnu, ve které mu byla poskytnuta záloha, což se mu, pokud mu např. zbyly drobné částky anebo exotická měna, zpravidla nepodaří uskutečnit. Proto je nezbytné umožnit zaměstnanci vrátit přeplatek v té měně (měnách) a částkách, které mu po návratu z pracovní cesty zbyly. Zaměstnavatel pak takovéto částky použije jako zálohu na pracovní cestu jiného zaměstnance, příp. je nabídne k odkoupení v souladu s devizovým zákonem bance, resp. u exotických měn jinému zájemci, případně je po čase zlikviduje.

Zaokrouhlování

Přeplatek anebo část přeplatku, který se týká příslušné pracovní cesty a který zaměstnanec zaměstnavateli vrací v české měně, se zaokrouhluje na celé koruny nahoru. Stejně tak se na celé koruny nahoru zaokrouhluje doplatek poskytovaný za příslušnou pracovní cestu zaměstnanci v české měně (viz § 183 odst. 3 a 5 zákoníku práce). Příslušné částky v cizích měnách se nezaokrouhlují.

Používání kurzů

Aby bylo možno zjistit, zda zaměstnanec má doplatek nebo přeplatek, musí být provedeno srovnání poskytnuté zálohy s nárokem zaměstnance na celkovou výši cestovních náhrad ve stejné měně, ve které byla záloha poskytnuta. Pokud byla zaměstnanci poskytnuta záloha ve více měnách, je pro uvedený účel nejvhodnější výši zálohy i nároku zaměstnance přepočíst na jednu z těchto měn.

Nároky zaměstnance na cestovní náhrady se stanoví vždy v příslušných měnách a poté se přepočtou na měnu, ve které byla zaměstnanci poskytnuta záloha. Pro přepočet měn se přitom použijí kurzy uvedené v ustanoveních § 183 a § 184 zákoníku práce.

Upozornění

Je výrazný rozdíl mezi použitím kurzů pro přepočet nároku zaměstnance na náhrady cestovních výdajů z jedné měny na jinou měnu a použitím kurzů pro účtování o takto vypočtených částkách, tj. pro účtování o uskutečnění příslušných účetních případů.

Výpočet výše doplatku nebo přeplatku není ještě účetním případem, a proto nelze pro uvedené zjištění výše nároku zaměstnance na náhradu cestovních výdajů, a tedy na výši doplatku či přeplatku, v zásadě použít kurz, který účetní jednotka používá ve svém účetnictví, ani kurz, kterým příslušnou měnu od devizového místa (banky, směnárny) nakoupila. Takové kurzy použije účetní jednotka (v souladu s účetními předpisy) pro účtování o účetním případu, tj. např. o pohybu prostředků ve valutové pokladně, nikoliv však k výpočtu výše uvedeného nároku (doplatku, přeplatku) zaměstnance.

Kurzy pro určení výše cestovních náhrad

Pro přepočet výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady (doplatku či přeplatku) zjištěné v cizí měně na jinou cizí měnu (nebo na Kč), tj. pro zjištění výše částek, které budou se zaměstnancem vypořádávány (a o kterých bude následně jinými kurzy účtováno), se použijí kurzy uvedené v ustanoveních § 183 a § 184 zákoníku práce, tj. v případě, kdy:

a) zaměstnanci byla poskytnuta záloha na cestovní náhrady

  • kurz z dokladu o směně poskytnuté měny v zahraničí a

  • kurzy ČNB platné v den poskytnutí zálohy,

b) zaměstnanci nebyla záloha poskytnuta

  • kurzy ČNB platné v den nástupu na zahraniční pracovní cestu.

Případný poplatek za směnu poskytnuté měny v zahraničí (doložený dokladem) je nutným vedlejším výdajem souvisejícím s pracovní cestou, který je součástí náhrad cestovních výdajů, jež zaměstnavatel se zaměstnancem řádně vyúčtuje.

Pokud zaměstnanec smění poskytnutou měnu před odjezdem do zahraničí v tuzemsku, nelze k uvedeným přepočtům použít kurz, kterým byla příslušná měna směněna na měnu jinou, neboť nejde o směnu provedenou v zahraničí. Případný poplatek za směnu je však také nutným vedlejším výdajem.

Pro zjištění použitelného kurzu není důležité, jak vysokou částku příslušné měny, ve které mu byla záloha poskytnuta, zaměstnanec směnil, ale to, že ji směnil v zahraničí.


Dotaz:

Jak máme postupovat v případě, kdy zaměstnanci nemohla být z časových důvodů poskytnuta záloha na zahraniční pracovní cestu?

Řešení:

Pokud záloha zaměstnanci na zahraniční pracovní cestu poskytnuta nebyla, jde o případ, kdy bude mít zaměstnanec nárok na doplatek, který mu bude poskytnut v české měně, příp. v jakékoliv jiné dohodnuté měně. Pro přepočet tohoto nároku se použije v tomto případě vždy pouze kurz ČNB platný v den odjezdu na pracovní cestu.

Po návratu z pracovní cesty byl zjištěn nárok zaměstnance na náhrady cestovních výdajů, např. 168,50 EUR. Zaměstnavatel vyplatí zaměstnanci tento doplatek v Kč, přičemž k přepočtu na Kč použije kurz ČNB platný v den odjezdu (např. 25,140 Kč/EUR). Po přepočtu tak doplatek činí: 168,50 EUR x 25,140 = 4 236,09 Kč, tj. po zaokrouhlení na celé Kč nahoru 4 237 Kč.

Č.   Obsah účetního případu   Částka
v Kč   
Zaúčtování   
1.   Vyúčtování pracovní cesty
(likvidace cestovního dokladu)   
4 237,00   512/333   
2.   Doplatek cestovních náhrad zaměstnanci   4 237,00   333/211.A(CZK)   


Dotaz:

Zaměstnanec byl vyslán na zahraniční pracovní cestu do Göteborgu ve Švédsku. Jako dopravní prostředek použil zaměstnanec služební automobil, a to po trase Brno - Rostock - Gedser - Helsingor - Helsingborg - Göteborg. Jak má určit zaměstnanec okamžik překročení hranice mezi Německem a Dánskem a mezi Dánskem a Švédskem, když v úsecích Rostock - Gedser a Helsingor - Helsingborg použil trajekt?

Řešení:

Zákoník práce neřeší, jak se posuzuje okamžik přechodu státních hranic třetích zemí při použití lodě (trajektu) jako dopravního prostředku. Protože je prakticky nemožné zjistit okamžik přeplutí státní hranice lodí na moři, doporučuji pro praktické řešení použít obdobného postupu, jaký se používá v případě použití letadel, kdy také nelze objektivně zjistit okamžik přechodu hranice, tzn. za rozhodnou dobu přechodu hranice považovat čas vyplutí (při cestě zpět připlutí) lodi (trajektu) z přístavu. Použije-li tedy zaměstnanec jako dopravní prostředek např. trajekt Warnemünde - Gedser, který vyplouvá v 11.35 hod., je pro účely stanovení výše stravného od tohoto okamžiku v Dánsku a od okamžiku vyplutí trajektu z Helsingoru je zaměstnanec ve Švédsku.


Dotaz:

Může být řidiči mezinárodní kamionové dopravy proplaceno použití sprchy (2 EUR), pračky (5 EUR), příp. autohofu (10 EUR) při delší zahraniční pracovní cestě? Upravuje to nějaký předpis?

Řešení:

Jedním z druhů náhrad výdajů, který zaměstnanci při pracovní cestě přísluší, je podle § 156 ZP, resp. § 166, náhrada nutných vedlejších výdajů.

Podle ustanovení § 171 a § 164 zákoníku práce poskytne zaměstnavatel zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnanec prokáže dokladem. Ve výjimečných případech, kdy zaměstnanec nemůže příslušný výdaj doložit dokladem, poskytne zaměstnavatel zaměstnanci náhradu výdajů ve výši odpovídající ceně obvyklé v době a místě konání pracovní cesty.

Otázku osobní očisty (mytí) zaměstnanců po skončení práce zákoník práce neřeší. Zpravidla se takovéto mytí běžně provádí v objektu zaměstnavatele a na jeho náklady. To tedy také znamená, že v případě řidiče na pracovní cestě by mohly být také výdaje na jeho očistu považovány za nutné vedlejší výdaje a jako takové mu uhrazeny. Stejně tak lze postupovat v případě úhrady za použití pračky k praní prádla zaměstnance na dlouhodobé pracovní cestě, příp. dalších služeb poskytovaných u tzv. autohofu.

U nutných vedlejších výdajů však vždy záleží na posouzení příslušného případu zaměstnavatelem. Jestliže např. poskytuje zaměstnavatel zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě kapesné, mohl by zaměstnavatel vycházet z toho, že kapesné je určeno pro soukromou potřebu zaměstnance, a tedy také na použití sprchy, praní prádla apod.

 
 Váš názor
Čo by ste zmenili na tomto portáli?
 Úspešne odoslané
Input: